Belegpflicht in der Buchhaltung
Warum ein guter Beleg mehr wert ist als eine gute Erklärung
In der Buchhaltung gibt es viele Diskussionen. Über Abschreibungen. Über Rückstellungen. Über Steuersätze.
Eine Diskussion ist jedoch von Anfang an verloren: die über fehlende Belege.
Denn steuerlich gilt ein einfacher Grundsatz:
Was nicht belegt ist, gilt nicht.
Und genau hier beginnt die Belegpflicht. Nicht spektakulär, aber extrem wirkungsvoll.
Was bedeutet Belegpflicht eigentlich
Die Belegpflicht ist Teil der ordnungsgemässen Buchführung. Jede Buchung muss auf einem Beleg beruhen, der den wirtschaftlichen Vorgang nachvollziehbar macht. Der Beleg ist damit nicht Beiwerk, sondern Grundlage der gesamten Buchhaltung.
Oder etwas salopper gesagt:
Ohne Beleg keine Geschichte. Und ohne Geschichte kein Aufwand.
Das gilt unabhängig davon, ob es sich um eine kleine Ausgabe oder um einen grösseren Betrag handelt. Auch viele kleine Belege können am Ende grosse Folgen haben.
Die rechtliche Grundlage
Die Pflicht zur Belegführung ergibt sich aus dem Schweizer Obligationenrecht, insbesondere aus Art. 958f OR, sowie aus der Geschäftsbücherverordnung. Danach müssen Geschäftsvorfälle vollständig, richtig und nachvollziehbar dokumentiert und Buchungsbelege während zehn Jahren aufbewahrt werden. Die Eidgenössische Steuerverwaltung hält in ihrer Praxis fest, dass Belege so ausgestaltet sein müssen, dass ein unabhängiger Dritter den Sachverhalt innert angemessener Zeit verstehen kann. Genau dieser Massstab wird auch bei Steuerprüfungen angewendet.
Der perfekte Beleg
Stellen wir uns zwei Belege vor. Gleicher Tag. Gleicher Betrag. Gleiche Firmenkreditkarte.
Beleg eins
Eine Kreditkartenabrechnung.
CHF 186.40.
Restaurantname.
Mehr nicht.
Der Kommentar dazu lautet oft:
„War ein Geschäftsessen. Weiss ich noch.“
Leider weiss das Steueramt das nicht.
Man erkennt weder den Zweck noch den geschäftlichen Zusammenhang. Der Beleg zeigt lediglich, dass Geld ausgegeben wurde. Wofür und warum bleibt offen.
Beleg zwei
der perfekte Beleg!
Eine Restaurantrechnung.
Gleicher Betrag.
Gleiches Datum.
Zusätzlich steht auf dem Beleg oder in der digitalen Ablage vermerkt:
„Geschäftsessen mit Kunde Müller
Besprechung Projektangebot Q1“
Mehr braucht es nicht.
Kein Roman. Keine Rechtfertigung. Nur Kontext.
Dieser Beleg beantwortet genau die Frage, die sich ein Prüfer stellt:
Warum war dieser Aufwand geschäftlich notwendig.
Warum die Leistungsbeschreibung so wichtig ist
Die Steuerbehörde beurteilt nicht, ob ein Aufwand plausibel klingt, sondern ob er nachvollziehbar ist. Dafür reicht es nicht zu wissen, dass bezahlt wurde. Es muss erkennbar sein, welche Leistung bezogen wurde und wofür.
Fehlt diese Information oder ist sie zu allgemein, kann der Aufwand aberkannt werden. Besonders kritisch wird es bei Ausgaben, die auch privat motiviert sein könnten. Genau hier beginnt oft die Diskussion über geldwerte Leistungen, auf die wir im vorherigen Beitrag ausführlich eingegangen sind.
Was häufig unterschätzt wird
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass kleine Beträge kein Problem darstellen. In der Praxis sind es jedoch oft genau diese Positionen, die bei Prüfungen auffallen. Nicht einzeln, sondern in der Summe.
Spesen Repräsentation übriger Aufwand
Über mehrere Jahre betrachtet entsteht schnell ein relevanter Betrag. Fehlen dann Belege oder Kontext, wird aufgerechnet.
Aufbewahrung und Form
Belege müssen in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden. Das gilt sowohl für Papierbelege als auch für digitale Unterlagen. Elektronische Belege sind zulässig, sofern sie vollständig, unveränderbar und jederzeit verfügbar sind.
Ein Foto auf dem Smartphone kann ein Beleg sein.
Ein Foto, das nicht mehr auffindbar ist, ist keiner.
Was hilft im Alltag
Ein paar einfache Regeln machen den Unterschied:
Beleg sofort sichern
Kurz festhalten, wofür der Aufwand war
Privat und geschäftlich sauber trennen
Keine Buchung ohne Beleg
Lieber einmal zu viel erklären als einmal zu wenig
Je länger man wartet, desto schwieriger wird es. Belege verschwinden. Erinnerungen verblassen. Und Parkautomaten drucken keine Kopien.
Fazit
Die Belegpflicht ist kein bürokratisches Hindernis, sondern ein Schutzmechanismus. Sie schützt vor Nachsteuern, Diskussionen und unangenehmen Überraschungen.
Ein guter Beleg ersetzt viele Erklärungen.
Und ein fehlender Beleg macht selbst die beste Erklärung wertlos.
