Lohnausweis richtig ausfüllen
Warum kleine Fehler grosse Folgen haben
Der Lohnausweis wirkt auf den ersten Blick harmlos. Ein Formular, einmal im Jahr, ein paar Zahlen, ein paar Kreuze. In der Praxis gehört er jedoch zu den häufigsten Auslösern von Nachsteuer und AHV Verfahren.
Der Grund ist simpel:
Der Lohnausweis ist nicht nur eine Information für den Arbeitnehmer. Er ist ein zentrales Kontrollinstrument für Steuerbehörden und Ausgleichskassen.
Wozu der Lohnausweis eigentlich dient
Der Lohnausweis zeigt, welche Leistungen ein Arbeitnehmer effektiv erhalten hat. Und zwar nicht nur in Form von Lohn, sondern auch als Vorteile, Vergünstigungen oder Nebenleistungen.
Für die Steuerbehörde ist er die Grundlage, um zu prüfen, ob
das Einkommen korrekt deklariert wurde
geldwerte Vorteile erfasst sind
Spesen korrekt abgegrenzt wurden
Für die Ausgleichskassen ist er entscheidend, um zu beurteilen, ob alle AHV pflichtigen Leistungen korrekt abgerechnet wurden.
Der Lohnausweis ist dabei nicht nur ein Informationsblatt, sondern eine Urkunde. Er bestätigt gegenüber Steuerbehörden und Ausgleichskassen verbindlich, welche Leistungen ein Arbeitnehmer erhalten hat. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an seine Richtigkeit und Vollständigkeit. Fehler oder Auslassungen gelten nicht als blosse Ungenauigkeiten, sondern als unrichtige Urkunde, mit entsprechenden steuerlichen und rechtlichen Konsequenzen.
Der häufigste Denkfehler
Viele Fehler entstehen nicht aus Absicht, sondern aus Gewohnheit. Typische Aussagen sind:
Das ist doch Spesen
Das war nur gelegentlich
Das ist doch privat organisiert
Das ist doch kein Lohn
Steuerlich und sozialversicherungsrechtlich zählt jedoch nicht die Bezeichnung, sondern der wirtschaftliche Vorteil.
Was auf den Lohnausweis gehört
und was nicht
Grundsätzlich gehören alle Leistungen auf den Lohnausweis, die
dem Arbeitnehmer zufliessen
einen wirtschaftlichen Vorteil darstellen
nicht eindeutig als echte Spesen gelten
Dazu zählen unter anderem
Privatanteile bei Geschäftsfahrzeugen
vom Arbeitgeber übernommene private Kosten
Naturalbezüge
Vergünstigungen oder Rabatte
Pauschalspesen ohne genehmigtes Spesenreglement
Gerade bei Geschäftsführern und Gesellschaftern verschwimmen diese Grenzen schnell.
Spesen oder Lohn
Ein Geschäftsführer nutzt ein Firmenfahrzeug auch privat. Die Treibstoffkosten werden vollständig durch die Gesellschaft getragen. Auf dem Lohnausweis erscheint dazu kein Eintrag.
Der Gedanke dahinter lautet oft:
„Das Fahrzeug gehört der Firma.“
Aus steuerlicher Sicht ist jedoch entscheidend:
Der private Nutzungsanteil stellt einen geldwerten Vorteil dar und muss im Lohnausweis deklariert werden. Erfolgt dies nicht, liegt eine unvollständige Lohndeklaration vor.
Die Folgen zeigen sich oft erst Jahre später im Rahmen einer Kontrolle.
Warum falsche Lohndeklarationen auffallen
Lohnausweise werden nicht isoliert betrachtet. Sie werden abgeglichen mit
der Buchhaltung
den Steuererklärungen
den AHV Abrechnungen
früheren Jahren
Abweichungen fallen auf. Nicht sofort, aber zuverlässig.
Besonders sensibel sind Konstellationen mit
Inhabern
Geschäftsführern
Verwaltungsräten
nahestehenden Personen
Mögliche Folgen
Unvollständige oder falsche Lohndeklarationen können zu
Nachsteuerverfahren
Verzugszinsen
Nachbelastungen bei der AHV
Bussen
führen. Häufig betreffen die Korrekturen mehrere Jahre gleichzeitig.
Abgrenzung zu geldwerten Leistungen
Nicht jede geldwerte Leistung ist automatisch ein Lohnausweis Thema. Aber viele Lohnausweis Fehler haben ihren Ursprung genau dort.
Wer sich mit geldwerten Leistungen beschäftigt hat, erkennt schnell:
Der Lohnausweis ist oft die letzte Stelle, an der ein Vorteil korrekt hätte erfasst werden müssen.
An dieser Stelle bietet sich eine direkte Verbindung zum vorherigen Beitrag über geldwerte Leistungen an.
Was hilft in der Praxis
Ein paar Grundsätze reduzieren das Risiko deutlich:
Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung abstimmen
Spesen sauber von Lohn trennen
Naturalleistungen bewusst prüfen
Regelmässige Überprüfung vor Jahresende
Im Zweifel lieber deklarieren als erklären
Denn erklären muss man meist später. Deklarieren kann man rechtzeitig.
Fazit
Der Lohnausweis ist kein administratives Nebenprodukt, sondern ein zentrales Steuerdokument mit Urkundencharakter. Er bildet die Grundlage für die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von Lohn, Spesen und geldwerten Vorteilen. Bereits kleine Ungenauigkeiten oder Auslassungen können zu Nachfragen, Nachsteuern oder Nachbelastungen bei den Ausgleichskassen führen.
Gerade weil die Abgrenzung zwischen Lohn, Spesen und geldwerten Vorteilen im Alltag nicht immer eindeutig ist, gehört der Lohnausweis zu den sensibelsten Bereichen der Buchhaltung. Wer sich unsicher ist, sollte frühzeitig fachliche Unterstützung beiziehen. Eine kurze Klärung im Voraus ist in der Regel deutlich günstiger und nervenschonender als eine nachträgliche Korrektur im Rahmen eines Nachsteuer oder AHV Verfahrens.
